Como Documentar Adecuadamente los Gastos de Propaganda y Publicidad

Cuenta No. 25600 Publicidad y Propaganda: Corresponde a los Servicios de publicidad y propaganda por medio de radiodifusoras, televisión, cine, teatro, periódicos, revistas, folletos, carteles, etc. Incluye los contratos con las agencias publicitarias y productoras televisivas y cinematográficas.

Uno de los aspectos mas importantes en el Gasto de Propaganda y Publicidad es adjuntar la evidencia de lo que se promociona; por supuesto que debe ser en actividades propias de la Municipalidad.

Debe contener por lo menos:

1) La asignación presupuestaria correspondiente para lo cual el encargado de presupuesto consignará con su firma y sello en la orden de pago la asignación de que se trata.

2) Contrato de Servicios Publicitarios según condiciones de la Municipalidad. (Clic para ver Modelo de Contrato Publicitario)

3) El recibo por honorarios profesionales con las formalidades establecidas por la SAR.

4) Constancia de estar sujeto a pagos a cuenta vigente (sin registro de deudas) o en su caso retención del 12.5% sobre los honorarios establecidos en el Recibo.

5) Copia de Tarjeta de identidad y RTN del proveedor, Carné del Colegio de Periodistas.

6) Las cotizaciones del mejor precio del servicio publicitario.

7) CD con copia digital del sport del video o audio de la publicidad que se paga, la hoja del arte que se publica si es periódico o revista escrita; foto del banner, pancarta, valla, si es publicidad visual. En general evidencia de la publicidad que se paga.

Por otra parte y no menos importante, recordar que la propaganda y publicidad, es un componente de los gastos de funcionamiento, y puede incidir en su incremento, por lo que se debe mantener controlado de acuerdo a la capacidad económica de la Municipalidad; priorizando los gastos de mayor importancia sobre estos.

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